Colombia: Administrative Assistant, USAID/OTI, Colombia

Organization: Management Systems International
Country: Colombia
Closing date: 11 Dec 2016

Administrative Assistant, USAID/OTI, Colombia

Company Profile: MSI, a Tetra Tech Company, is a Washington, DC metro area international development firm with a 35-year history of delivering development results across the world. Our core expertise is in the fields of monitoring and evaluation (M&E), institutional development, public sector management, governance and anti-corruption. MSI implements nearly 100 projects in 90 countries around the world such as Jordan, Morocco, Lebanon, Syria, Pakistan, Afghanistan, Colombia, and Mexico. As one of the leading companies in our field, MSI has partnered with more than 80 organizations across all sectors of international development with clients ranging from large bilateral and multilateral donors such as USAID, the World Bank and the UNDP to national and local governments, NGOs, think tanks, foundations and universities. For more information on MSI, please visit our website at www.msiworldwide.com.

Project Summary:
Colombia Transforma is a program financed by USAID/OTI. Transforma provides support strategically aimed at achieving sustainable peace in Colombia. The initial goal will be to strengthen the institutional capacity of the Colombian government to implement rapid response during the first 36 months after the signing of the peace accords.

\Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.**

Position Summary:
This position, based in regional office in Puerto Asís (Putumayo), manages the administrative needs and logistical support to ensure local operations of the Program in the field. This position supports the Finance and Administrative Management team and provides overall administrative management in the regional offices and oversees local contracts and cleaning staff. This position reports to Office Manager (OM).

Responsibilities:

Responsible for the overall administrative operations of the office.
Welcome and attend to all office guests and answer the office phone.
Execute and monitor ongoing inventory and procurement of office, kitchen, and cleaning supplies; and maintain strong guidelines regarding appropriate use of project assets.
Organize, file, and send necessary financial and other Program information to Bogotá, related to project functions and administration in coordination with OM.
Assists with coordinating arrangements for on-site meetings/events, also providing logistical organization support for visiting consultants
Support administrative, financial, budgetary, and logistical activities, as required by the Office Manager, including management of petty cash payments, reporting, and replenishment.
Track costs and approvals related to project travel for local staff, and coordinate travel arrangements with the Bogotá Administrative Assistant.
Support organization of event logistics and planning, as well as maintain a file of any related approval documentation.
Perform follow up calls to provide confirmation of receipt of official correspondence, reservations, and other important communications.
Organize supporting documentation for payments issued by the project.
Review travel expense reports for local project staff and provide comments to OM for review.
Maintain absolute discretion and professionalism towards all confidential matters discussed within the office, and which one might encounter in the execution of their duties.
Maintain a weekly calendar and daily tracking of field visits, keeping the Program's security staff apprised of staff movements.
Travel locally o nationally as required.
Any other assignments which may be determined by the Chief of Party, Deputy Chief of Party, or OM.

Qualifications:

1-2 years of experience in office administration, preferably with cooperation programs in the field.
Technical studies or degree in business administration.
Experience using Excel and MS Office.
Excellent interpersonal and communications skills (written and verbal).
Highly organized, strong work ethic, and attention to detail.

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

Asistente Administrativo, USAID/OTI, Colombia

Perfil de la compañía: MSI, una compañía de Treta Tech, es una compañía de desarrollo internacional en el área metropolitana de Washington, D.C. con una trayectoria de 35 años ayudando a proporcionar resultados en todos los países en desarrollo. Nuestra experiencia principal es en los campos de seguimiento y evaluación (M&E), el desarrollo institucional, la gestión del sector público, la gobernabilidad y anti-corrupción. MSI implementa cerca de 100 proyectos en 90 países, como Jordania, Marruecos, Líbano, Siria, Pakistán, Afganistán, Colombia, y México. Como una de las empresas líderes en nuestro campo, MSI ha trabajado con más de 80 organizaciones de todos los sectores de desarrollo internacional con clientes que van desde grandes donantes bilaterales y multilaterales, como la USAID, el Banco Mundial y el PNUD a los gobiernos nacionales y locales, las ONG , centros de investigación, fundaciones y universidades. Para obtener más información sobre MSI, por favor visite nuestro sitio Web en www.msiworldwide.com.

Resumen del Proyecto:
Colombia Transforma es un programa financiado por USAID/OTI. Transforma proporciona apoyo orientado estratégicamente para lograr una paz sostenible en Colombia. El objetivo inicial será el de mejorar la capacidad de Colombia para implementar una respuesta rápida durante los primeros 36 meses después de la firma de un acuerdo de paz.

*Tenga en Cuento: Esta es una posición local. Solo candidatos Colombianos serán considerados.*

Resumen del Cargo:
Esta posición, basada en la oficina regional en Puerto Asís (Putumayo), maneja las necesidades administrativas y proporciona ayuda logística para garantizar las operaciones locales del Programa en el campo. Esta posición apoya al equipo de Finanzas y Administración y proporciona gestión administrativa general en las oficinas regionales y supervisa el personal de limpieza. Este cargo reportará a la Gerente de Oficina (OM).

Experiencia:

Responsable por las operaciones administrativas de la oficina.
Atender a todos los clientes de la oficina y contestar el teléfono de oficina.
Ejecutar y supervisar el inventario y las adquisiciones en curso de suministros de oficina, cocina, y limpieza; mantener fuertes directrices sobre el uso adecuado de los bienes del proyecto.
Organizar, archivar, y mandar información financiera y del Programa necesaria a Bogotá, en relación con las funciones y la administración del proyecto, coordinando con OM.
Apoyar la coordinación de eventos/reuniones en la oficina, y proporcionar ayuda logística para los consultores visitantes.
Apoyar actividades administrativas, financieras, presupuestarias y logísticas, como lo exige el Gerente de Oficina, incluyendo la gestión de los pagos, informes, y reposición de la caja menor.
Supervisar los costos y aprobaciones relacionadas con los viajes para el personal local del proyecto, y coordinar con el Asistente Administrativo de Bogotá para hacer arreglos de viaje.
Apoyar la organización de la logística y la planificación de eventos, así como mantener un archivo de toda la documentación relacionada con la aprobación.
Hacer llamadas de seguimiento para proporcionar confirmación de la recepción de la correspondencia oficial, reservas y otras comunicaciones importantes.
Organizar la documentación de los pagos emitidos por el proyecto.
Revisar informes de gastos de viaje del personal local del proyecto y reportar comentarios a la OM para su revisión.
Mantener discreción y profesionalidad hacia todos los asuntos confidenciales discutidos dentro de la oficina, y que uno podría encontrar en la ejecución de sus funciones.
Mantener un calendario semanal y diario para el seguimiento de visitas al campo, manteniendo el personal de seguridad del Programa informado de los movimientos del personal.
Hacer desplazamientos a nivel local o nacional según sea requerido
Cualquier otra tarea que pueda ser determinada por el COP, DCOP u OM.

Competencias:

1-2 años de experiencia en la gestión administrativa con programas de la cooperación en terreno.
Estudios técnicos o licenciatura en administración de empresas.
Experiencia usando Excel y MS Office.
Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación (escrita y verbal).
Alto grado de organización, fuerte ética de trabajo, y atención a los detalles.

Solamente se contactarán a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista. Favor de no llamar.